Sportello unico: protocollo operativo

A gennaio 2000 tutti i Comuni della provincia di Ferrara  hanno adottato, con propria delibera di Giunta o aderito sottoscrivendolo, il Protocollo Operativo di accordo con i Soggetti istituzionali esterni, coinvolti nel rilascio di autorizzazioni e/o pareri (ARPA, Servizio Ambiente-Provincia, Vigili del Fuoco, AUSL, ACOSEA, CADF).

Il protocollo rappresenta un ottimo punto di partenza, fortemente condiviso, per ulteriori e più dettagliati confronti operativi con gli Enti esterni finalizzati alla redazione di allegati tecnici, che favoriranno la semplificazione delle procedure a vantaggio del cittadino e dell'impresa.

PROVINCIA DI FERRARA

SPORTELLO UNICO PER LE IMPRESE

PROTOCOLLO OPERATIVO
tra Amministrazioni pubbliche ed Enti esterni

Ferrara, ottobre 1999

 Sportello Unico: protocollo operativo

Tra le Amministrazioni comunali firmatarie, l’Amministrazione Provinciale di Ferrara, l’Azienda USL di Ferrara, l’ARPA Direzione provinciale di Ferrara, il Consorzio CADF di Codigoro / ACOSEA di Ferrara ed i Vigili del Fuoco – Comando provinciale di Ferrara, ed altri eventuali Enti coinvolti nel rilascio di pareri e autorizzazioni,

Vista la normativa vigente,

• la L. 15.03.97, n. 59 - "Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle Regioni ed Enti Locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa";
• il D.lgs. 31.03.98, n. 112 - "Conferimento delle funzioni e dei compiti amministrativi dello Stato alle Regioni e agli Enti Locali in attuazione del Capo I della L.egge 15 marzo 1997, n. 59" - artt. 19, 23-26 ed in particolare l'art. 23 che attribuisce ai comuni le funzioni amministrative concernenti la realizzazione, l'ampliamento, la riattivazione e la localizzazione degli impianti produttivi; l'art. 24 che introduce la denominazione di sportello unico per l'accesso al procedimento autorizzativo; l'art. 25 che individua i punti essenziali del nuovo procedimento ed in particolare l'obbligo di istituire lo sportello unico ed individuare il responsabile del procedimento;;
• il D.P.R. 20.10.98, n. 447 - "Regolamento recante norme di semplificazione dei procedimenti di autorizzazione per la realizzazione, l'ampliamento, la riattivazione e la localizzazione degli impianti produttivi, per l'esecuzione delle opere interne ai fabbricati, nonché per la determinazione delle aree destinate agli insediamenti produttivi, a norma dell'art. 20 , comma 8 della legge 15 marzo 1997, n. 59";
• la L.R. 21.4.99, n. 3 "Riforma del sistema regionale e locale" con cui la Regione Emilia-Romagna ha inteso dettare una disciplina attuativa degli artt.23 e 24 del D. lgs. 112/98 per quanto riguarda le funzioni conferite agli enti locali ed in particolare l'art. 70 che prevede un'organica azione diretta ad attuare la razionalizzazione della distribuzione delle funzioni e delle competenze fra gli enti locali e alla ridisciplina dei procedimenti autorizzativi, nonché la concessione di contributi ai Comuni singoli o associati e la promozione di iniziative formative rivolte al personale addetto agli sportelli unici;
• la Delibera della Giunta Regione Emilia-Romagna n. 1367 del 26.07.99 "Prime indicazioni per la realizzazione degli sportelli unici per le attività produttive";
• la Delibera della Giunta Regione Emilia-Romagna n. 1431 del 30.07.99 "Definizione dei criteri e delle modalità per l'attribuzione ai Comuni delle risorse destinate all'attivazione degli Sportelli Unici per le attività produttive e relativo riparto. Variazione di bilancio";
• la L. 7.08.90, n. 241 recante nuove norme di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi e successive modificazioni ed integrazioni.

tutto ciò premesso, si concorda il seguente protocollo operativo.

Gli Enti sopracitati, in persona dei propri comparenti, convengono con il presente atto, di addivenire alla definizione di un protocollo operativo per la attuazione delle disposizioni recate dal D.P.R. 20.10.1998, n. 447, in particolare per quanto riguarda il procedimento semplificato di cui all’art. 4 del medesimo D.P.R.

Il presente accordo tiene conto altresì delle procedure di Prevenzione Incendi, stabilite dal D.P.R. 12/01/98, n. 37.

A tale fine le parti concordano di impegnarsi ad adottare le seguenti modalità operative:

     1) Sportello Unico

Con la denominazione di Sportello Unico si intende il procedimento coordinato tra tutte le parti sopraindicate per il rilascio delle autorizzazioni, ai sensi dell'art. 1, comma 1 del Regolamento contenuto nel D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 447, ovvero ai fini della localizzazione degli impianti produttivi di beni e servizi, la loro realizzazione, ristrutturazione, ampliamento, cessazione, riattivazione e riconversione dell'attività produttiva, nonché l'esecuzione di opere interne ai fabbricati adibiti ad uso di impresa.

Ai fini del presente accordo saranno altresì considerate attività ricadenti nel progetto di semplificazione anche l'attività commerciale, fermo restando le disposizioni previste dal D. lgs. 31 marzo 1998, n. 114, e l'attività agricola.

Con la denominazione struttura si intende l'intera rete di enti e amministrazioni rappresentata dalle parti sopraindicate. Con il termine ufficio di coordinamento della struttura si intende l'ufficio del Comune presso il quale risiederà l'incaricato/a responsabile per l'informazione rivolta al pubblico, la raccolta delle domande e degli atti autorizzatori. Sull'ufficio del Comune ricadrà la responsabilità di coordinamento dell'intero procedimento e in particolare per ciò che concerne il rispetto dei tempi indicati dal Regolamento dello Sportello.

   2) Impegno generale de lle parti

Con il presente accordo le parti si impegnano a:

1. riconoscere nell'ufficio appositamente individuato dal Comune l'ente di prima informazione rivolto al pubblico nonché l'organo di coordinamento incaricato di raccogliere gli atti autorizzatori o di consenso di competenza delle parti entro i termini previsti dal Regolamento, e di comunicare l'esito del procedimento al richiedente;
2. rispettare, nell'ambito delle proprie competenze, il termine massimo previsto dal Regolamento (90 giorni dalla presentazione della domanda alla struttura per il rilascio delle autorizzazioni, salvo per i progetti da sottoporre a valutazione di impatto ambientale per cui il termine è fissato a 150 giorni dalla presentazione) e comunque, ove possibile, adoperarsi per una sostanziale riduzione dei tempi necessari per il rilascio dei suddetti atti autorizzatori o di consenso;
3. individuare e comunicare alla struttura la persona responsabile del procedimento per la propria amministrazione;
4. impegnarsi alla costituzione di "tavoli di lavoro" periodici per l'affinamento dei procedimenti e la valutazione sullo stato di avanzamento;
5. fornire assistenza informativa all'ufficio di coordinamento in termini di aggiornamenti periodici e assistenza tecnica da realizzarsi anche attraverso il ricorso a pacchetti seminariali-formativi.

    3) Iter procedimentale

Al Coordinatore della struttura compete, mediante il supporto degli addetti al front-office:

1. Analisi della completezza formale della documentazione presentata;
2. Trasmissione delle domande, entro 7 giorni dal ricevimento, agli Enti ed uffici di competenza;
3. Il rapporto costante con gli Enti e gli uffici coinvolti nel procedimento e con i responsabili dei sub procedimenti per le verifiche dello stato di avanzamento delle pratiche e delle autorizzazioni;
4. Proposta al Sindaco della convocazione, su richiesta dell’interessato e decorsi i termini di legge, di una conferenza di contraddittorio in caso di rigetto della domanda o di pareri negativi.

Alla Conferenza in contraddittorio può partecipare il soggetto titolare della richiesta unitamente al progettista e ai suoi tecnici esperti per un esame collettivo delle attività progettate, per fornire chiarimenti necessari a conoscere direttamente quali modifiche e integrazioni consentirebbero l’approvazione del progetto.

Alla conferenza possono altresì partecipare i soggetti di cui al comma 13° dell’art. 6 del D.P.R.

I Dirigenti degli Enti che partecipano al presente protocollo assicurano al Coordinatore dello Sportello Unico:

• la possibilità di accedere alle informazioni sullo stato del procedimento;
• il rispetto dei tempi stabiliti dal presente protocollo operativo per il rilascio dei pareri e/o dei provvedimenti di competenza;
• gli strumenti di comunicazione delle informazioni anche per via telematica, laddove siano presenti le dotazioni tecniche necessarie;
• la partecipazione alle Conferenze di Servizi in contraddittorio. Alla conferenza partecipano, a mezzo di propri incaricati, tutti gli Enti che hanno partecipato all’istruttoria.

Le procedure per le autorizzazioni relative agli insediamenti produttivi sono le seguenti:

FASE ISTRUTTORIA:

1. Il richiedente presenta allo Sportello Unico tutte le domande di autorizzazione, anche quelle rivolte ad enti esterni al Comune.
2. Il Coordinatore dello Sportello Unico cura un esame formale e di completezza della documentazione e invia agli uffici competenti e agli Enti esterni le richieste di autorizzazione e/o di parere, secondo i diversi casi:

• gli elaborati tecnici e progettuali relativi alla concessione edilizia, al Settore Urbanistica del Comune, che curerà, in un secondo tempo, l’invio della pratica alla Commissione edilizia;
• la richiesta di autorizzazione degli scarichi delle acque, al Servizio Ambiente della Provincia per gli scarichi industriali in acque superficiali e sul suolo per i casi previsti dalla legge, al CADF/ACOSEA per gli scarichi in pubblica fognatura;
• la documentazione necessaria per il parere igienico sanitario e sulla sicurezza del lavoro ai competenti Servizi dell’Azienda USL;
• la documentazione necessaria per il rilascio del parere ambientale da parte dell’ARPA provinciale;
• la domanda per le emissioni in atmosfera, al competente Settore della Provincia di Ferrara;
• la domanda di parere di conformità del progetto alle norme di prevenzione incendi ai Vigili del Fuoco;
• l’eventuale domanda di autorizzazione all’insediamento in aree demaniali o in prossimità delle stesse, alla Regione Emilia Romagna – Servizio provinciale Difesa del suolo e la domanda di autorizzazione alla ricerca e/o all’uso dell’acqua pubblica cui sensi del T.U. n.1775/33;
• le eventuali attestazioni del pagamento dei diritti dovuti.

Nella fase di richiesta dell’agibilità-conformità edilizia, il Coordinatore dello Sportello Unico:

• riceve la domanda di agibilità e la documentazione allegata e la trasmette al Settore Urbanistica del Comune cui compete il rilascio del provvedimento;
• trasmette la documentazione necessaria all’Ausl, per il parere conseguente;
• inoltra la documentazione ai Vigili del fuoco per il rilascio del certificato prevenzione incendi;
• inoltra ai Vigili del fuoco la dichiarazione per l’inizio attività presentata dal richiedente e attestante le conformità delle opere eseguite rispetto al progetto presentato (autorizzazione provvisoria).

FASE CONCLUSIVA:

1. La figura individuata dal Comune come Coordinatore dello Sportello Unico è responsabile della comunicazione e dell’informazione nei confronti dell’impresa rispetto allo stato di avanzamento delle pratiche e delle autorizzazioni. Restano ferme le responsabilità specifiche previste nei diversi subprocedimenti collegati, in capo ai responsabili dei diversi enti esterni al Comune.
2. Pervenuti i pareri e le autorizzazioni dagli Enti coinvolti entro il termine di 80 giorni dalla data di ricevimento, ovvero nei maggiori termini previsti espressamente da leggi speciali che prevalgano sul disposto di cui all’art. 4 del D.P.R. 20.10.1998, n.447, il Responsabile del procedimento, a seconda dei casi:

1. provvede ad inoltrare le autorizzazioni richieste dall’impresa
2. comunica il rigetto delle richieste di autorizzazione
3. propone al Sindaco la convocazione della conferenza in contraddittorio tra gli enti coinvolti nel procedimento.

4) Funzioni dello sportello unico

Lo Sportello Unico predisporrà un data base pubblico - organizzato per schede di procedimento - con la descrizione operativa di tutti gli adempimenti a cui le imprese sono sottoposte in tema di insediamenti produttivi.

Ogni Ente o Ufficio aderente al presente accordo di programma collaborerà all’aggiornamento delle schede di propria competenza sulla base del data base che verrà predisposto dallo Sportello Unico.

Lo Sportello Unico predisporrà un archivio informatico, come previsto ai sensi dell'art. 24, co.2 del D.lgs. 112/98, contenente tutte le domande ad esso pervenute riguardanti la realizzazione, la ristrutturazione, l’ampliamento, la riattivazione, la riconversione, la realizzazione di opere interne e la cessazione di impianti produttivi.

La struttura dell'archivio informatico delle domande sarà la seguente:

1. numero di pratica;
2. data di ricezione o di protocollo (che, qualora la documentazione allegata sia completa, varrà come data di avvio del procedimento unico);
3. oggetto dell'intervento richiesto (realizzazione, ristrutturazione, ampliamento, riattivazione, riconversione, realizzazione di opere interne, cessazione di un impianto produttivo);
4. coordinate anagrafiche e fiscali generali dell'impresa;
5. coordinate anagrafiche e fiscali generali del legale rappresentante dell'impresa;
6. luogo, via e numero civico dell'impianto produttivo;
7. foglio e mappale catastali corredati dell'ubicazione dell'impianto;
8. scheda di descrizione analitica dell'intervento e cioè dell'impianto e/o delle opere da realizzare (la scheda di descrizione analitica dell'intervento sarà predisposta dallo Sportello Unico d'intesa con gli Enti o gli Uffici aderenti al presente accordo di programma);
9. tipologia di procedimento (semplificato, mediante autocertificazione, misto);
10. registrazione della documentazione e/o delle autocertificazioni allegate;
11. invio in automatico delle domande alla Regione.

L'archivio informatico dovrà inoltre registrare:

1. le richieste di parere e le relative pronunce rilasciate dallo Sportello Unico;
2. i controlli successivi sugli impianti effettuati dalle strutture a ciò preposte;
3. le richieste di informazioni pervenute allo Sportello Unico organizzate per settore, per tipologia di impresa richiedente, per tipologia dell'intervento per il quale si sono richieste informazioni, per tipologia delle informazioni richieste.

d. l'archivio informatico dovrà infine consentire l'elaborazione di statistiche essenziali sulle attività dello Sportello Unico.

In particolare:

• domande trattate;
• domande andate a buon fine;
• cause della non conclusione del procedimento;
• tipologia di procedimento adottato dalle imprese;
• tempi medi espletamento dei procedimenti;
• richieste di parere erogate;
• richieste di informazioni erogate.

 Data base dell'iter dei procedimenti unici

L'archivio informatico sarà integrato e servirà da base per la determinazione della tabella dell'iter del procedimento unico, per il monitoraggio ed il controllo dell'iter stesso e cioè delle autorizzazioni via via acquisite dagli Enti o Uffici di volta in volta competenti.

La determinazione della tabella dell'iter del procedimento unico sarà ricavata dalla tabellizzazione procedimentale della scheda di descrizione analitica dell'intervento richiesto e sarà costituita dai seguenti campi di informazione:

• elenco dei procedimenti necessari per la realizzazione dell'intervento richiesto;
• elenco dei procedimenti autocertificati;
• Enti o Uffici responsabili dei singoli procedimenti;
• nome e recapiti dei Responsabili dei singoli procedimenti;
• documentazione fornita per ogni singolo procedimento;
• indicazione della data di scadenza del procedimento unico;
• indicazione - per ogni singolo procedimento - delle date finali entro le quali devono pervenire le singole autorizzazioni per non fuoriuscire dalla data di scadenza del procedimento unico;
• indicazione dei tempi entro i quali effettuare eventuali solleciti.

Il monitoraggio ed il controllo dell'iter del procedimento unico avrà luogo sulla base della tabella dell'iter del procedimento unico, registrando, cioè, in tale tabella il progressivo pervenire allo Sportello Unico delle autorizzazioni richieste o - in caso di pronunce negative o di mancato invio delle autorizzazioni richieste - le azioni da compiere secondo quanto previsto dal D. P. R. 447/99.

5) Obblighi degli Enti aderenti

Fermo restando già riportato al punto 2) del presente accordo, gli Enti aderenti al presente protocollo dovranno comunicare allo Sportello Unico:

1. gli Uffici o le Unità organizzative responsabili dei procedimenti in tema di insediamenti produttivi;
2. l'elenco dei procedimenti trattati e delle relative autorizzazioni rilasciate da ciascun Ente o Ufficio con i nomi dei Responsabili per ogni singolo procedimento;
3. i recapiti dei Responsabili di ogni singolo procedimento (indirizzo postale che individui esattamente l'Ufficio o l'Unità organizzativa, numero telefonico diretto dei responsabili dei singoli procedimenti, numero di telefono cellulare di servizio dei responsabili dei singoli procedimenti, numero di fax diretto dei responsabili dei singoli procedimenti, indirizzo diretto di posta elettronica dei responsabili dei singoli procedimenti, eventuale disponibilità di un sistema di firma elettronica);
4. il nome e i recapiti (secondo le specifiche di cui al punti b) e c) delle persone alle quali rivolgersi in caso di assenza del responsabile del singolo procedimento.;
5. il nome della persona, rappresentante dell'Ente, in possesso della competenza ad esprimere definitivamente la volontà dell'Ente stesso in caso di partecipazione alla Conferenza dei servizi.

Gli Enti dovranno altresì:

1. garantire la sollecita risposta alle richieste di informazione, di assistenza, di approfondimento o di valutazione necessarie per il coerente svolgimento dei procedimenti unici sia in fase di assistenza alle imprese, sia in fase di avvio del procedimento, sia, infine, in fase di attuazione del procedimento stesso, così come specificato più in dettaglio nei punti seguenti del presente Accordo di programma;
2. comunicare all'Ufficio dello Sportello Unico, l'eventuale richiesta di integrazioni di atti o documenti necessari ai fini istruttori consentendo al suddetto ufficio di rispettare il limite di 30 giorni dalla data di presentazione per la richiesta di integrazioni alla richiedente;
3. partecipare agli incontri con le imprese ritenuti utili dallo Sportello Unico per risolvere difficoltà o incertezze procedimentali;
4. partecipare agli eventuali incontri periodici indetti dallo Sportello Unico per l'efficiente espletamento delle domande da trattare;
5. informare preventivamente le altre Amministrazioni aderenti all'Accordo sulle eventuali modifiche organizzative o regolamentari che possano influenzare la gestione dello Sportello Unico;
6. comunicare con la massima tempestività allo Sportello Unico e agli altri soggetti che gestiscono i servizi informativi, gli archivi e le banche dati tutte le informazioni necessarie al loro continuativo aggiornamento.

6) Supporti informatici

L’attività dello Sportello Unico necessita di supporti informatici in grado di interagire con gli enti coinvolti nelle procedure di rilascio delle autorizzazioni e con eventuali banche dati utili allo svolgimento delle funzioni della struttura. La Provincia di Ferrara ha predisposto una prima ipotesi di progetto di massima per la creazione di una rete unitaria della pubblica amministrazione sul territorio provinciale anche in funzione dell’attivazione degli Sportelli Unici per le imprese. In tale progetto la Provincia individua come criterio di aggregazione fra i comuni quello di "area locale" intesa come dimensione geografica all’interno della quale i comuni possono mettersi telefonicamente in contatto con tariffa urbana a tempo.

Questo sistema dovrebbe consentire la creazione di una rete telematica in grado di collegare enti ed istituzioni. Questo network permetterà ad ogni amministrazione di svolgere in modo più rapido ed efficace le diverse operazioni di confronto con tutti gli attori protagonisti nella gestione delle pratiche autorizzative. Una volta che la Provincia di Ferrara avrà definito il progetto nei particolari sarà indispensabile valutare l’impatto del medesimo sulla struttura informatica dello Sportello Unico del Comune.

7) Procedimento mediante autocertificazione

Il procedimento mediante autocertificazione di cui all’art. 6 del D.P.R. 447/98 verrà gestito dalla Struttura garantendo agevole accesso alla procedura prevista dal medesimo articolo.

L’autocertificazione da allegare all’istanza, ai sensi del citato articolo 6, potrà essere predisposta sulla base di un modello realizzato dalla Struttura e messo a disposizione degli interessati, degli enti coinvolti, delle Associazioni di categoria e dei professionisti.

Il modello di autocertificazione conterrà specifiche sezioni nelle quali il soggetto interessato potrà indicare l’avvenuta acquisizione e gli estremi delle autorizzazioni comunque prescritte ai sensi del comma 6° dell’art. 6.

L’acquisizione dei pareri necessari di cui al comma 9° del medesimo art. 6, verrà disposta dalla Struttura nei termini e con le modalità già previste dal presente protocollo operativo per il procedimento semplificato di cui all’art. 4 del D.P.R. 447/98.

8) Formazione ed aggiornamento

Compatibilmente con le risorse disponibili e ciascuna per la propria parte, le Amministrazioni aderenti al presente Accordo di programma, si impegnano a partecipare a corsi di formazione e di addestramento professionale degli addetti che dovranno operare allo Sportello Unico o interagire con esso e dei successivi periodici aggiornamenti.

9) La cooperazione con le CCIAA e le Associazioni di categoria

Le funzioni di assistenza e consulenza, e cioè l'illustrazione e la chiarificazione delle modalità e degli adempimenti amministrativi in tema di insediamenti produttivi, potranno essere svolte - previa sottoscrizione del presente Accordo di programma o mediante specifiche convenzioni - anche attraverso le CCIAA e le Associazioni di categoria, che hanno già manifestato il loro interesse a forme di collaborazione in merito.

L'approccio descritto potrà progressivamente elevarsi a modalità standard di interazione tra Sportello Unico, Comune, Enti esterni aventi competenza in tema di insediamenti produttivi e imprese mediante la creazione - presso lo Sportello Unico - di una struttura integrata di servizi, nella quale siano presenti - attraverso adeguate connessioni telematiche - tutte le competenze necessarie alla gestione tempestiva e certa di tutte le problematiche relative agli insediamenti produttivi.

A tal fine, gli Enti e gli Uffici aderenti al presente accordo di programma - dopo un eventuale periodo di sperimentazione e di verifica - potranno estendere tale accordo di programma con la creazione presso lo Sportello Unico della suddetta struttura integrata.

In tal modo, lo Sportello Unico potrà unificare e ridurre i tempi di interazione con le imprese, disporre di una visione d'insieme dei diversi insediamenti produttivi proposti e dunque fornire soluzioni tempestive, globali ed efficaci per ogni casistica, gestire con efficienza e certezza dei tempi i processi di rilascio delle diverse autorizzazioni.

10) Adesione al presente accordo

Il presente accordo potrà essere esteso ad altri Enti o Amministrazioni con atti integrativi separati a condizioni da concordare.

11) Diffusione delle modalità operative

Gli Enti sottoscrittori del presente Protocollo concordano sulla necessità di avviare, in tempi ristretti, un ampio confronto tecnico e procedurale con i professionisti di settore (studi tecnici, commercialisti, ecc…) per illustrare le modalità operative concordate, nell’intento di garantire la migliore funzionalità dello Sportello Unico.

Tale confronto sarà sviluppato con incontri e seminari organizzati dalla Provincia di Ferrara, con la collaborazione degli Enti sottoscrittori.

La sottoscrizione del presente protocollo operativo rappresenta l’impegno assunto in modo formale ai fini del rispetto delle modalità e dei tempi stabiliti nella presentazione dei pareri e nel rilascio delle autorizzazioni. Eventuali modifiche saranno assunte concordemente dagli Enti sottoscrittori in appositi successivi tavoli di discussione.

I SOGGETTI SOTTOSCRITTORI